Innovatie in registratie van incidenten

Roy is 16 jaar en woont in een instelling. Het gaat daar wisselend met hem. Door de corona-crisis is het lastiger voor hem om zijn best te doen en verviel zijn vaste structuur voor een deel. Dit maakte hem onrustig en maakte dat hij wegliep.

Dit is een situatie waar jeugdbeschermers geregeld mee te maken krijgen; jongeren die weglopen vanuit de instelling waarin zij verblijven. Incidenten met cliënten zoals in deze situatie worden door jeugdbeschermers geregistreerd. Door informatie over afwijkende gebeurtenissen vast te leggen en te analyseren kunnen we leren en vergelijkbare incidenten mogelijk voorkomen. Om het registreren van incidenten makkelijker te maken voor medewerkers hebben we een incidenten meld-app ontwikkeld. Op dit vlak wordt door De Jeugd- en Gezinsbeschermers een mooie innovatieslag gemaakt.

Incidenten meld-app

Op dit moment moeten medewerkers een lang word-formulier met heel veel vragen, handmatig invullen. De nieuwe Incidenten meld-app is in de eerste plaats gemaakt om het registreren van incidenten makkelijker, sneller en efficiënter te maken. De app moet zorgen voor een betere registratie en voor meer bruikbare informatie waar we als organisatie gericht van kunnen leren. Daarnaast hebben we het meldproces aangepast. Medewerkers krijgen straks direct feedback op hun melding door de eigen gedragsdeskundige en waarmee de reflectie op en het leren van incidenten beter geborgd.

(Foto: De incidenten meld-app, de gedragsdeskundige beoordeelt het incident en selecteert rechts welke afhandelingsoptie nodig is)

Wat maakt dat we het anders wilde doen?

Ons uitgangspunt is dat kinderen veilig moeten kunnen opgroeien. Wanneer incidenten zich voordoen, willen we daar als organisatie van leren en zoveel mogelijk incidenten voorkomen. Partners voor Jeugd (waar De Jeugd- en Gezinsbeschermers onderdeel van is) stelde in 2019 vast dat de manier van werken bij het melden, reflecteren op en leren van incidenten niet optimaal geregeld was. Er was behoefte aan een goed digitaal meldsysteem, een incidenten-app.

“Het melden van een incident heeft pas zin, als je er wat mee doet” - Mirjam Zevering, Manager DJGB

Samenwerken

Goed samenwerken en kritische reflectie is het fundament voor het leren van incidenten. Daarom zorgen we er bij DJGB voor dat we naast de app ook duidelijke werkprocessen hebben vastgesteld, met eenduidige afspraken over wie wat wanneer doet. We hebben een methodische aanpak om structureel incidenten in gezamenlijkheid te analyseren, om zo incidenten te voorkomen en zorg te optimaliseren. Voor cliënten zoals Roy.

Dit alles maakt dat cliënten én medewerkers de vruchten plukken van het melden van incidenten, in een veilige woon- en werkomgeving. Dit gaat niet over één nacht ijs. Het vraagt om veel geduld en uithoudingsvermogen en om de borging van het juiste beleid en de juiste cultuur. Deze app kan hier een bijdrage aan leveren.

 

De Incidenten meld-app dankzij het harde werken van onze DJGB-medewerker Astrid Huisman-Brokx tot stand gekomen. Binnenkort gaat zij met pensioen en we willen haar enorm bedanken voor deze mooie verbetering in onze organisatie.