BI Tool toont actuele cijfers jeugdzorg

Wat zijn de gemiddelde doorlooptijden van de maatregelen? Hoeveel kinderen hebben momenteel een OTS? Welk bedrag is nog beschikbaar voor opleidingen? Straks zal met één druk op de knop de actuele stand van zaken binnen DJGB te zien zijn dankzij de het nieuwe Business Intelligence systeem ofwel de BI Tool. Deze software is inmiddels gekoppeld aan het nieuwe cliëntregistratiesysteem WIJZ, waardoor deze overzichten binnen DJGB voortaan in no-time in beeld te zien kunnen zijn.

André van Zoen, manager van DJGB in de regio Kop Noord-Holland, is nauw betrokken bij de implementatie van beide programma’s.

“In december zijn we overgegaan op WIJZ, dit was voor ons een forse verandering. De verslagen van de jeugdbeschermers zijn hier te vinden, de contactgegevens van cliënten staan erin, het hele dossier, alles wordt hier verzameld op één plek. Voorheen stond bijvoorbeeld het dossier elders, apart. Ook op inhoud kan er in toekomst meer. Binnen WIJZ kunnen meer kenmerken worden vastgelegd die we straks samen kunnen brengen. Daardoor kun je onder meer vragen beantwoorden als: in hoeveel van de gezinnen waar wij komen is sprake van complexe scheiding? Voor sommige medewerkers is het werken met WIJZ een flinke vooruitgang, anderen moeten nog wennen, bijvoorbeeld omdat er veel meer geklikt moet worden in vergelijking met het vorige programma.”

De BI-Tool is een programma dat is aangeschaft om de gegevens van cliënten, personeel en financiën met elkaar te verbinden. “Als de overzichten in de BI Tool deze gegevens straks goed aan elkaar kunnen verbinden, weet ik zeker dat we er heel blij van worden”, zegt Van Zoen, “Een dergelijke koppeling met financiën was er voorheen niet. Dit is zowel naar buiten als ook voor de interne sturing van belang.”

De nieuwe BI-tool

“Het mooie is dat je straks, als alles goed is ingericht, dagelijks precies kunt zien: hoe staan we ervoor? Hoe staat het met het aantal FTE aan personeel ten opzichte van de productie in mijn regio? Kan ik nog een beroep doen op het potje ‘bijzondere kosten’ of hoeveel opleidingsbudget heb ik nog voor dit jaar? Je kunt eenvoudig switchen naar het niveau waarop je wilt kijken, per klein team of het hele regioteam. Of per gemeente, regio of de hele DJGB. Ook kun je precies aangeven over welke periode je iets wilt weten. Wordt het aantal aanvragen meer of minder? Je ziet meteen of je bijvoorbeeld van zestig naar vijftig bent gedaald, of juist bent gestegen naar 75. En deze overzichten kunnen dan gebruikt worden om relatief makkelijk verantwoording af te leggen bij gemeenten of regio’s en de kwartaalcijfers te kunnen presenteren. De BI Tool maakt het inzichtelijk.”

“De BI Tool helpt ook om doorlooptijden (KPI’s) te tonen, zodat er gekeken kan worden of we daar goede resultaten op behalen of dat er bijsturing nodig is. Voor nu zijn we nog volop in ontwikkelfase, maar een mooie toekomst lonkt.”

Aanmelden voor de DJGBrief kan via communicatie@djgb.nl