Privacy Statement

De verwerking van uw persoonsgegevens

De Jeugd- en Gezinsbeschermers (DJGB) voeren jeugdbeschermings- en jeugdreclasseringsmaatregelen uit en bieden begeleiding aan gezinnen op verzoek van de gemeente. In het kader van deze taken verwerken wij persoonsgegevens van u en uw kind(eren). Dit zijn gegevens zoals u naam, adres en BSN nummer. Maar ook informatie over hoe het met u en uw kinderen gaat, welke zorgen er zijn en welke hulpverlening aan u en uw gezin geboden wordt. Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig met uw gegevens om te gaan. Hier leggen we uit hoe we dat doen. U kunt lezen waarom wij deze informatie verwerken en wat we daar mee doen. Ook kunt u lezen wat uw rechten zijn met betrekking tot uw persoonsgegevens en die van uw kinderen.

1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Doel en rechtsgrond verwerking persoonsgegevens
Als er zorgen zijn over uw kind(eren) of uw gezin of als uw kind in aanraking komt met het jeugdstrafrecht kan de DJGB bij uw gezin betrokken raken. Wij bieden u dan begeleiding om samen met u het thuis weer veilig te maken. Of om uw kind te leren goede keuzes te maken.  Wij hebben een maatschappelijke opdracht om kinderen te beschermen. Deze maatschappelijke opdracht is vastgelegd in de Jeugdwet. Om deze opdracht goed te kunnen vervullen zijn wij bevoegd om de persoonsgegevens van onze cliënten te verwerken. Ook dit staat in de Jeugdwet (artikel 7.3.8 lid 1 Jeugdwet). Wij hebben een wettelijke plicht om gegevens over uw en uw gezin te verwerken. Dat is de grondslag.

DJGB bewaart gegevens van uw kind en uw gezin in een dossier. In het dossier staan de persoonsgegevens van uw kind(eren) en de overige gezinsleden zoals naam, adres, geboortedatum en Burgerservicenummer (BSN). Ook staat in het dossier relevante inhoudelijke informatie die wij over uw gezin hebben  ontvangen of hebben  verzameld. Die informatie heeft u bijvoorbeeld zelf aan ons gegeven. Maar we krijgen ook informatie van anderen zoals de Raad voor de Kinderbescherming,  een school of huisarts. Bij verwerking van persoonsgegevens leggen we daarom vast waar de informatie vandaan komt.  Het dossier bevat privacygevoelige informatie. Dat betekent dat het dossier niet zomaar op te vragen is of in te zien is door anderen. DJGB gaat zorgvuldig om met uw gegevens.

Het is in principe verboden om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken. Dit zijn  gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid en strafrechtelijke gegevens. Deze gegevens mogen alleen verwerkt worden als dat in de wet geregeld is. Voor de DJGB is dat in de uitvoeringswet AVG geregeld. Daarin staat dat wij  bevoegd zijn om gegevens over gezondheid en strafrechtelijke gegevens te verwerken (artikelen 30 lid 2 sub b en 33 lid 1 Uitvoeringswet AVG).

Wij gebruiken deze persoonsgegevens om een goed beeld van uw situatie te krijgen zodat wij u en/of uw gezin goed kunnen begeleiden en dat ook kunnen verantwoorden.   

2. Wie heeft toegang tot uw dossier?

De jeugd- en gezinsbeschermers die betrokken zijn bij uw begeleiding hebben toegang tot informatie in uw dossier. Ook de jeugd- en gezinsbeschermers die ’s avonds of in het weekend bereikbaarheidsdienst hebben kunnen in uw dossier kijken.

Gedragswetenschappers en juristen die om advies gevraagd worden hebben ook toegang tot uw persoonsgegevens om zo tot multidisciplinaire besluitvorming te komen. Leidinggevenden (of namens hen gemandateerden) kunnen dossiers inzien voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles en klachtbemiddeling, en voor onderzoek bij incidenten en calamiteiten. Voor het uitvoeren van administratieve handelingen, zoals het versturen van brieven en het invoeren van rapportages, hebben medewerkers van de cliëntenadministaties toegang tot uw dossier.

De medewerkers van de DJGB zijn verplicht tot geheimhouding.

DJGB voert , in samenwerking met hoge scholen en universiteiten wetenschappelijk onderzoek uit en onderzoek uit naar de geleverde dienstverlening. Het kan zijn dat uw dossier geselecteerd wordt voor een dergelijk onderzoek. Indien onderzoekers toegang krijgen tot uw dossier dan gelden strikte voorwaarden zoals het kunnen aantonen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en ook voor de onderzoekers geldt de verplichting t.a.v. het tekenen van een geheimhoudingsverklaring. Tevens zullen in de uiteindelijke onderzoeksrapportage  nooit persoonsgegevens zijn opgenomen. In alle andere gevallen vragen wij u vooraf of u wilt meewerken aan een specifiek onderzoek.

Jaarlijks krijgt DJGB bezoek van de accountant en het Keurmerk Instituut. Voor de financiële en kwaliteitscontroles die deze instanties uitvoeren, kan door hen steekproefsgewijs toegang tot dossiers worden gevraagd.  In het geval dat de inspectie Gezondheidszorg en Jeugd of de inspectie Justitie en Veiligheid een onderzoek verricht in onze organisatie zijn wij verplicht hieraan onze medewerking te verlenen inclusief het verlenen van toegang tot dossiers. Datzelfde geldt voor onderzoeken van de Nationale Ombudsman of Kinderombudsman of de Autoriteit Persoonsgegevens.  Medewerkers van de genoemde organisaties hebben tevens een geheimhoudingsverklaring getekend.

3. Met wie wisselen wij  uw persoonsgegevens uit?

DJGB mag uw persoonlijke gegevens niet zomaar aan anderen doorgeven of gegevens over u opvragen. Zij doen dit alleen als u daar toestemming voor geeft en als daardoor de privacy van een ander niet wordt geschaad. Wanneer DJGB uw persoonsgegevens doorgeeft, dan vertellen wij dit van te voren. De volgende situaties zijn uitzonderingen hierop. We vragen dan niet uw toestemming en geven de gegevensverstrekking aan derde ook niet vooraf aan u aan: 

  • DJGB moet gegevens uitwisselen met de Raad voor de Kinderbescherming en de rechterlijke macht als dat nodig is om uw kind te beschermen.
  • Als het voor de begeleiding in het jeugdbeschermings- of jeugdreclasseringskader  noodzakelijk is, verstrekt DJGB gegevens aan hulpverleners of instanties die direct betrokken zijn bij de hulpverlening of in de casus-overleggen in bijv. de veiligheidshuizen of andere casusoverleggen. Voor de bijzondere persoonsgegevens geldt dat voor overdracht toestemming aan u wordt gevraagd.
  • DJGB mag gegevens uitwisselen met de klachtencommissie of het tuchtcollege in het geval van een (tucht)klacht of in het kader van juridische procedures.
  • Als een medewerker vindt dat hij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar voor u, uw kind of een andere betrokkenen kan voorkomen kan de medewerker bijvoorbeeld persoonsgegevens verstrekken aan de politie.
    DJGB  geeft persoonsgegevens (NAW: naam/adres/woonplaats, BSN en ingezette dienstverlening) door aan gemeenten, ter controle van de facturering van ons werk.

4. Wat zijn uw rechten?

Dossier inzien
 U kunt om inzage in uw dossier vragen. U kunt alleen gegevens inzien over uzelf of over uw kind waarover u gezag heeft. Gegevens over andere personen in het dossier kunt u alleen inzien met toestemming van die ander. 

Inzien dossier door jeugdige:

  • Is een jeugdige jonger dan 12 jaar? De jeugdige kan in principe niet zijn eigen dossier inkijken. Alleen een wettelijk vertegenwoordiger (doorgaans de ouder met gezag) kan dat namens de jeugdige doen.
  • Is een jeugdige tussen de 12 en 16 jaar? Zowel de jeugdige als de wettelijk vertegenwoordiger kunnen het dossier inzien. De wettelijk vertegenwoordiger heeft hiervoor geen toestemming van de jeugdige nodig.
  • Is een jeugdige 16 jaar of ouder? Alleen de jeugdige heeft recht op inzage. Wil de wettelijk vertegenwoordiger inzage, dan is toestemming van de jeugdige nodig.

Naast inzage in uw gegevens heeft u ook recht op een afschrift van de persoonsgegevens. U kunt vragen op kopieën van uw persoonsgegevens uit het dossier.

En verder:
U heeft, naast het hierboven genoemde recht op inzage, ook recht op:

  1. Correctie van uw persoonsgegevens wanneer feitelijke onjuistheden zijn opgenomen en het aanvullen van de persoonsgegevens als deze onvolledig zijn. Gaat het om een verschil in visie dan voegen wij uw visie toe aan het dossier
  2. Verwijdering van uw persoonsgegevens wanneer deze onrechtmatig zijn verwerkt  of geen doel meer dienen (nb. het houden van een archief volgens de Jeugdwet valt onder een gerechtvaardigd doel),
  3. Beperking van het verwerken van uw persoonsgegevens. Dit kunt u vragen als u o.a. als de juistheid van persoonsgegevens wordt betwist (uw persoonsgegevens mogen dan tijdelijk niet verder verwerkt worden),
  4. Verzet tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek vanwege specifieke persoonlijke omstandigheden (de gegevensverwerking wordt stop gezet).

5. Hoe kunt u vragen om inzage en afschrift of uw andere rechten uitoefenen

Als u inzage en/of afschrift van uw dossier wil dan kunt u dit vragen aan uw jeugd- en gezinsbeschermer of zijn leidinggevende. U kunt dit het beste per email doen maar mondeling mag ook. U geeft dan aan dat u inzage en/of een kopie wil van de gegevens die over u bewaard worden, welke stukken u wil hebben en of u ook inzage wil in de gegevens van anderen, zoals uw kinderen. U krijgt dan binnen 4 weken een beslissing van ons op uw verzoek.

Als u van een van andere  rechten gebruik wilt maken , dan kun tu dit ook laten weten aan de jeugd- en gezinsbeschermer of zijn leidinggevende. U kunt dit het beste per email doen. U moet namelijk ook uitleggen waarom uit het verzoek doet. Bijvoorbeeld uitleggen welke gegevens onjuist zijn en verbeterd moeten worden. Ook hier krijgt u binnen 4 weken van ons een beslissing.

6. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

DJGB is wettelijk verplicht de persoonsgegevens uit uw dossier of het dossier van uw kind ten minste 15 jaar te bewaren, maar niet langer dan 30 jaar na het meerderjarig worden van uw kind.

7. Hoe zijn uw persoonsgegevens beveiligd?

De beveiliging van uw gegevens vindt plaats via meerder technische en organisatorische maatregelen zoals Firewalls, Virusscanners, wachtwoordbeleid, logging van toegang, gedragsregels en bewustwordingscampagnes voor medewerkers.

8. Wat als u het niet met ons eens bent

Als u het niet eens bent met de beslissing van ons op uw verzoek op grond van de AVG kunt u of over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens dan kunt u dit laten weten aan de FG. De FG kan naar aanleiding van uw standpunt een onafhankelijk advies geven. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens of het voor te leggen aan de rechter.

De Jeugd- en Gezinsbeschermers

Postadres
Postbus 12685
1100 AR Amsterdam.

Functionaris Gegevensbescherming
U kunt de Functionaris Gegevensbescherming (schriftelijk) benaderen voor advies en informatie rondom privacy. De Functionaris Gegevensbescherming geeft zowel aan u als aan de organisatie onafhankelijk advies.
E-mail: fg@wsg.nu

Of

Postbus 12685
1100 AR Amsterdam
t.a.v. de functionaris gegevensbescherming R. van der Togt

Autoriteit Persoonsgegevens

T 088 - 1805 250
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/vragen-aan-de-autoriteit-persoonsgegevens